3 moyens de protéger vos documents et les préserver dans le temps

10 mai 2020 à 8 h 00 min
3 moyens de protéger vos documents et les préserver dans le temps

De nos jours, le traitement des documents se fait systématiquement de manière numérique. Cependant, certaines données importantes ou confidentielles datant de plusieurs années sont encore en version papier. Comme les effets du temps peuvent être assez néfastes, il est nécessaire de trouver des moyens de les préserver.

coffre-fort

Les ranger dans un coffre-fort

L’un des plus anciens moyens d’archivage de documents consiste à les garder dans un coffre-fort. Effectivement, cette solution est assez pratique étant donné que c’est un endroit sécurisé.

Il est alors quasiment impossible de s’emparer des documents à l’intérieur si l’on ignore le code d’ouverture du coffre.

De plus, un coffre-fort est réputé pour être parfaitement étanche. Il n’y a donc aucun risque par rapport à l’humidité ou à la poussière. Pour des documents, il est préférable de choisir les petits coffres qui pourront tous les contenir.

plastifieuse

Plastifier les documents

Comme on le sait, les documents papier sont très fragiles. De nombreux facteurs peuvent contribuer à leur détérioration. Il peut s’agir de la poussière, de l’humidité ou encore de petits accidents comme de l’eau renversée dessus.

La plastification des documents peut être un bon moyen de les garder dans un bon état. En effet, l’application d’un film protecteur permet de protéger tous les types de papiers et leur taille. Comme le film se colle sur l’intégralité de la feuille, celle-ci devient imperméable à toute matière.

Si vous décidez d’utiliser une plastifieuse de qualité, vous êtes sûr que les documents garderont leur forme originale. Et cela pendant de longues années. Cela implique que vous pourrez toujours les utiliser fréquemment et que leur qualité ne diminuera pas.

De plus, il devient impossible de la déchirer et aucun produit chimique ne peut la détériorer. Il n’y a que le feu qui est en mesure de détruire un document plastifié.

Dans le cas de documents assez ponctuels, la plastification est une assez bonne idée. Toutefois s’il s’agit d’un archivage sur des décennies. Cette solution peut devenir trop consommatrice. En plus, elle risque de nuire à l’environnement.

scanner

L’archivage numérique

Dans cette ère d’évolution des outils informatiques, l’un des moyens de protection et de préservation de documents est l’archivage numérique.

Cela consiste en premier lieu à une sélection des documents utiles à un individu ou à une entité. Pas n’importe lesquels, mais ceux utiles pour une durée assez longue.

Ensuite, vous utilisez un scanner pour numériser les documents. Et vous les enregistrez pour qu’ils soient disponibles à tout moment.

Vous pouvez souligner également que dans l’archivage numérique, ou encore modifier le format des documents. Par exemple, le contenu d’un document papier peut être transformé en vidéo ou en fichier audio.

Bien entendu, certaines numérisations ne pourront pas remplacer légalement certains documents. On peut citer en exemple les contrats écrits ou les documents administratifs. Pour ceux-ci, seul le document original a de la valeur au niveau de la loi.

L’enregistrement de documents numériques peut se faire sur un disque dur. Cela signifie qu’ils seront stockés sur un ordinateur où vous avez l’habitude de travailler. De cette manière, vous avez la possibilité d’accéder rapidement aux archives quand cela est nécessaire.

Le seul inconvénient de l’enregistrement sur disque dur est l’endommagement de l’ordinateur ou disque en lui-même, surtout s’il est externe. Dans ce cas de figure, le risque de perte de données est assez élevé.

Vous pouvez également procéder à un enregistrement des documents numériques sur Cloud, ce qui signifie un stockage à distance. Les données ne seront pas enregistrées sur un matériel physique, mais sur des serveurs Internet.

Vous pourrez alors accéder aux documents à n’importe quel endroit et à tout moment. Dès que vous pouvez ouvrir votre adresse mail, l’accès est possible.

Cet article vous a plu ? Partagez-le !